Em 30 dias, dá pra reduzir retrabalho e atrasos implementando Pipefy com: etapas claras, checklists, validações, SLA por etapa, alertas e 1–2 integrações essenciais.
Ganho típico: queda de retrabalho de 12% → 5% e TAT por etapa –25% a –40%.
O que é o Pipefy?
Pipefy é uma plataforma de orquestração de processos: transforma e-mails/planilhas em esteiras com etapas, dono, prazo, checklist e automações.
Pipefy organiza processos em etapas com responsável, prazo, checklist, validações e alertas. Resultado: menos retrabalho, prazos visíveis e histórico para auditoria, com integrações leves a ERP/CRM/e-mail.
Por que usar Pipefy em vez de planilha?
- Erro cai: campos obrigatórios + validações evitam volta por “faltou anexo/dado”.
- Prazo aparece: SLA por etapa + alerta D-1 evita atraso “silencioso”.
- Rastro existe: histórico mostra quem fez o quê e quando (auditoria e melhoria).
Plano de 30 dias
Semana 1 — Diagnóstico
- Escolha 1 processo de alto impacto/baixo esforço (ex.: emissão, cobrança, onboarding).
- Mapeie etapas→responsáveis→prazos→requisitos.
- Liste “Top 3” causas de retrabalho.
Semana 2 — Base no Pipefy
- Formulário único de entrada.
- Checklists + validações (formatos, obrigatórios, anexos).
- SLAs por etapa + alertas para quem resolve.
Semana 3 — Aprovação + integrações mínimas
- Aprovação em 1 clique (com substituto).
- Integração leve (ERP/CRM/e-mail) pra evitar reentrada.
- Confirmações automáticas com anexo certo.
Semana 4 — Medir e ajustar
- Meça % retrabalho, TAT por etapa, SLA cumprido, horas economizadas.
- Ajuste regras que ainda geram volta.
Em 30 dias: formulário único, checklists com validações, SLAs por etapa com alertas, aprovação em 1 clique, integrações leves e medição antes/depois. Isso reduz retrabalho e atraso sem projeto longo.
Calculadoras simples
Custo do retrabalho (mês) = volume × % retrabalho × horas/caso × custo/h
Ex.: 20.000 × 12% × 0,6 h × R$60 = R$86.400/mês → com Pipefy (5%, 0,3 h) = R$18.000 (economia R$68.400/mês).
Custo do atraso (mês) = valor/dia × casos em atraso × dias
Ex.: R$57 × 350 × 2 = R$39.900/mês.
Exemplos rápidos por setor
- Seguros: proposta → conferência → aprovação → emissão → e-mail com apólice anexada automaticamente. Alerta: “apólice pronta sem envio”.
- Financeiro: cobrança com boleto/nota gerados e confirmados; reconciliação simples. Alerta: “boleto não gerado até X min”.
- Indústria alimentícia: pedido com checklist de qualidade/validade → expedição. Alerta: “pedido a 10 min do SLA”.
- Educação: onboarding com formulário único → conferência LGPD → acessos. Alerta: “documento pendente travando liberação”.
- Varejo: pós-venda (troca/devolução) com etiquetas automáticas e prazos visíveis.
Resultados esperados
- % retrabalho: de 10–15% para 3–6%.
- TAT por etapa: –25% a –40%.
- SLA cumprido: +15–30 p.p.
- Horas economizadas/mês: depende do volume; use a calculadora acima.
Como medir
- % retrabalho (voltas por falta de requisito).
- TAT por etapa (tempo médio).
- SLA cumprido (% dentro do prazo).
- Toques por caso (hand-offs).
- Horas economizadas/mês (horas evitadas × custo/h).
Perguntas frequentes (FAQ de resposta curta)
Precisa TI para começar?
- Não. Comece com formulário, checklists, SLAs e alertas; integrações vêm depois.
Serve para operação pequena?
- Sim, e escala sem virar colcha de retalhos.
E LGPD?
- Minimização de dados, perfis de acesso e auditoria embutidos no desenho.
Em quanto tempo vejo ganho?
- Em 30 dias no processo-piloto.
Glossário essencial
SLA: prazo acordado por etapa.
Retrabalho: caso que volta por erro/falta de dado.
Checklist: requisitos da etapa (o que precisa existir).
Validação: regra automática (formato/obrigatório/anexo).
TAT: tempo médio de atravessamento de etapa.
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